Fin de año está a la vuelta de la esquina; lo que significa que todos estamos repasando y revisando qué estrategias tendrán más éxito en el 2023. Si al igual que muchas compañías, estás buscando mejorar tus procesos de reclutamiento y la calidad de tus contrataciones, es fundamental definir objetivos y medir métricas de reclutamiento.  

De cualquier forma, el desafío suele ser identificar qué métricas producirán un verdadero impacto en tu equipo. 

Pero no te preocupes, hemos recolectado los 15 KPIs más utilizados y, en nuestra opinión, más útiles para la validación y mejora del proceso de reclutamiento.

1) Tiempo para cubrir una vacante 

Se refiere al número de días entre que la posición se publica y el candidato acepta la oferta de trabajo. Esta es una forma directa de medir la efectividad de tu proceso de reclutamiento. 

El tiempo promedio para cubrir una vacante es de 42 días. Mientras tanto, el costo de una posición vacante (conocido también como “costo de vacante” o COV) puede llegar a cientos, sino miles de dólares por semana, dependiendo del rol y la industria.

Diversos factores impactan en el período para cubrir vacantes en tu empresa, desde los ratios de oferta y demanda para posiciones específicas hasta la eficacia del proceso de reclutamiento.

¿Cómo calcular el tiempo para cubrir una vacante? 

Mide el número de días calendario entre que se publica la vacante hasta que el candidato acepta la oferta de trabajo. 

2) Tiempo de contratación 

Tiempo de contratación (también conocido como “tiempo de aceptación”) es similar al tiempo de cubrir la vacante pero se focaliza en el tiempo que lleva mover al candidato por el proceso de reclutamiento desde que envía su solicitud. 

Cuanto más largo es el proceso de reclutamiento, mayor es el costo para tu empresa y peor la experiencia para el candidato. Muchas empresas descubren que pueden optimizar el tiempo de contratación automatizando la coordinación de entrevistas y el filtrado de CVs utilizando herramientas como Emi.

¿Cómo calcular el tiempo de contratación? 

Puedes calcular el tiempo de contratación midiendo el número de días entre que el candidato aplica a la posición y acepta formalmente la oferta de trabajo.

3) Fuentes de reclutamiento 

Tanto si utilizas redes sociales y portales de empleo como si utilizas referidos de empleados y agencias de reclutamiento, medir las fuentes de reclutamiento puede mostrarte de dónde provienen los candidatos más calificados para que no pierdas tiempo con fuentes de poco valor. 

¿Cómo calcular las fuentes de reclutamiento? 

Utilizar una herramienta de reclutamiento es una excelente forma de medir tus fuentes de reclutamiento. Y, si dicha herramienta se integra con tu sistema de medición de solicitudes, puedes ver exactamente en dónde encontraron la vacante tus nuevas contrataciones (contratación interna, referidos, portal de empleo, redes sociales, etc). A partir de ahí, puedes comparar qué fuente lleva a los candidatos más (y menos) calificados. 

4) Costo de contratación 

El costo de cada contratación para tu empresa indica cuánto dinero implica la contratación de un nuevo empleado. Esta métrica es el principal componente del costo que tiene cubrir una vacante para una empresa. 

El costo de contratación depende de diversas variables como el costo de reclutamiento, promoción, costos de capacitación y control de antecedentes. 

Todos estos costos suman. La Society for Human Resource Management (SHRM) estima que el costo promedio por contratación es de USD 4,700 aproximadamente. 

¿Cómo calcular el costo de contratación? 

Antes de calcular el costo de contratación, es necesario decidir qué gastos se incluirán. Por lo general, los costos internos y externos de reclutamiento incluyen:

• Reclutador o costos de la agencia 
• Bono de referidos 
• Costos del proceso de entrevistas 
• Costos de promoción y tecnología 
• Costos de viaje y relocación 

Una vez que se determinan estos costos, se deberá calcular el costo de contratación dividiendo el total de los costos de reclutamiento por el número de contrataciones en un período de tiempo determinado. 

5) Calidad de contratación 

Las contrataciones poco exitosas tienen un costo de miles (incluso cientos de miles) de dólares por año. Medir la calidad de contratación puede ser complicado; después de todo, no es algo que puedas saber certeramente por lo menos hasta que la nueva contratación haya pasado un tiempo en tu empresa. 

Otro desafío es identificar características medibles de un candidato. Pero si el equipo de reclutamiento conoce cuáles son dichas características que hacen a la calidad de los nuevos empleados, pueden buscar esas competencias en nuevos candidatos. Esto crea un ciclo de reclutamiento confiable mientras se reduce el abandono, las vacantes y el tiempo para cubrir dichas vacantes. 

¿Cómo calcular la calidad de contratación? 

Como se mencionó anteriormente, la forma en la que la empresa elige medir la calidad de contratación varía. Pero hemos encontrado que muchas empresas utilizan evaluaciones de desempeño, cultura empresarial y tiempo de inducción para puntuar la calidad de contratación en una escala de 1-100. A partir de aquí, los puntajes para cada empleado se suman y dividen por el número de factores medidos para dar como resultado un puntaje promedio de la calidad de contratación.  

6) Tasa de abandono durante el primer año 

Es importante que la empresa también ponga atención en la tasa de abandono durante el primer año (también conocido como “tasa de retención”). Consiste básicamente en una forma de medir la rotación del personal contratado. Una tasa de abandono alta significa que los candidatos no se quedan en sus puestos ya sea por mala gestión, ambiente de trabajo negativo, falta de oportunidades de crecimiento o falta de reconocimiento. 

¿Cómo calcular la tasa de abandono en el primer año? 

Para calcular la tasa de abandono en el primer año simplemente hay que dividir la cantidad de empleados que rotaron en menos de un año por el total de empleados en nómina en ese período.  

7) Satisfacción del gerente de reclutamiento 

La satisfacción del gerente de reclutamiento mide cuán satisfecho están dichos gerentes con su proceso de reclutamiento y la calidad de los candidatos. 

Medir este KPI puede proveer información acerca del sistema de reclutamiento de la empresa como la calidad de la descripción de puestos, cómo las solicitudes están siendo filtradas, la calidad de los candidatos en general, y la efectividad del onboarding.

¿Cómo calcular la satisfacción del gerente de contratación? 

Muchas empresas simplemente envían encuestas de satisfacción a los gerentes de reclutamiento cada bimestre. En dichas encuestas los gerentes deben puntuar las nuevas contrataciones y su desempeño en una escala de 1-100.  

8) Aplicaciones por vacante 

Medir la cantidad de solicitudes por vacante es una buena forma de determinar cuán atractiva es una posición para candidatos potenciales. Esta métrica también puede reflejar la calidad del anuncio, la fuente y alcance del mismo. 

¿Cómo calcular las aplicaciones por vacante? 

Para medir aplicaciones por vacante hay que dividir el número de solicitudes para cada posición por el número total de vacantes. 

9) Ratio de selección 

Otro KPI importante para medir es el ratio de selección. Mide el número de candidatos contratados en comparación al total de candidatos que aplicaron a la vacante. Un ratio bajo indica un proceso de reclutamiento selectivo. 

¿Cómo calcular el ratio de selección? 

Para calcular el ratio de selección, es necesario dividir el número de candidatos contratados por el número de candidatos que aplicaron a la vacante. 

10) Tasa de aceptación de la oferta 

La tasa de aceptación de la oferta se refiere al número de candidatos que aceptan la oferta de empleo comparado a la cantidad que reciben la oferta. Una tasa de aceptación alta puede indicar que ofreces beneficios interesantes y que tu empresa es un lugar atractivo para trabajar. Si la tasa de aceptación es baja puede que necesites mejorar el paquete de beneficios y compensaciones o tomar alguna otra medida que genere interés en los candidatos. 

¿Cuándo se considera que la tasa de aceptación es alta? Esto depende de diversos factores incluyendo la industria y la posición vacante. De cualquier forma, por lo general, una tasa de aceptación del 90% o más se considera exitosa.

¿Cómo calcular la tasa de aceptación? 

Para calcular tu tasa de aceptación, divide el número de ofertas de empleo aceptadas por el número total de ofertas hechas durante un período determinado.

11) Porcentaje de posiciones vacantes 

Este número se refiere a la cantidad de posiciones vacantes comparadas con el número total de posiciones publicadas. Un porcentaje bajo de posiciones vacantes puede indicar alta demanda para trabajos en una cierta industria o área. 

¿Cómo calcular el porcentaje de posiciones vacantes? 

Para calcular el porcentaje de posiciones vacantes, divide el número de posiciones vacantes por el número total de posiciones existentes. Puedes calcular este KPI para toda tu empresa, para cada área o ambas. 

12) Efectividad del proceso de reclutamiento 

Los candidatos atraviesan siete pasos principales durante el proceso de reclutamiento: descubrimiento, atracción, interés, postulación, preselección, entrevista y contratación. Muchas empresas modernas confían en herramientas como Emi para simplificar este complejo proceso automatizando algunos pasos.  

Cuantos más candidatos atraviesan pasos, más efectivo es el proceso. Sin embargo, el abandono del proceso en algún paso determinado, puede indicar que se necesita trabajar sobre alguna de las áreas de la estrategia de reclutamiento. Por ejemplo, si hay un abandono pronunciado luego de la postulación, se puede pensar que el equipo de reclutamiento demora demasiado en contactar a los candidatos, lo que genera que estos pierdan interés.  

¿Cómo calcular la efectividad del proceso de reclutamiento? 

Para calcular la efectividad del proceso de reclutamiento, necesitas calcular cuántos candidatos logran pasar cada etapa..

Para cada etapa del proceso de reclutamiento (descubrimiento, atracción, interés, etc) divide el número de candidatos que completa dicha etapa por el total de candidatos que la iniciaron. Por ejemplo, si filtras 50 CVs en la pre selección y envías 10 de ellos al gerente de reclutamiento para entrevistas, la efectividad del embudo es de 1:5. Lo ideal es que el ratio sea lo más bajo posible.  

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13) Efectividad de las fuentes 

Mientras que tus fuentes de reclutamiento se enfocan en el volumen de candidatos que ingresan en tu proceso de reclutamiento a través de cada fuente, la efectividad de las fuentes consideran de dónde vienen tus candidatos más calificados. Esto te permite tomar decisiones con respecto a cuál es el mejor canal de reclutamiento para tu empresa y asegurar el mejor talento.  

¿Cómo calcular la efectividad de las fuentes? 

Existen dos formas de calcular este KPI. Si quieres medir desde un punto de vista cuantitativo, cuenta el número de candidatos generados de cada fuente de reclutamiento durante un período determinado. Rápidamente verás qué fuentes son las más efectivas de acuerdo a cuál posee el mayor número de candidatos. 

Por supuesto que no todos los candidatos son candidatos de calidad. En este punto, podría ser útil filtrar y contar únicamente el número de candidatos viables que surgen de cada fuente de reclutamiento. Por ejemplo, podrías contar sólamente los que pasaron el primer paso del proceso de reclutamiento. 

14) Costo de las fuentes 

Este KPI podría ayudar a comprender mejor el costo de eficiencia de las distintas fuentes de reclutamiento, permitiendo así enfocar tus fondos en las que brindan mejores resultados a tu empresa. Si notas gastos altos en fuentes que traen pocos candidatos, podría ser hora de reevaluar los canales que utilizas como parte de tu estrategia de reclutamiento. Asimismo, si notas que estás atrayendo varios candidatos de un canal en particular, podrías querer aumentar el gasto para ampliar el grupo de candidatos. 

¿Cómo calcular el costo de las fuentes? 

Para calcular el costo de una fuente, divide tu gasto en cualquier plataforma (como LinkedIn) por el número de solicitantes exitosos que recibes de dicha plataforma en un período de tiempo determinado.

15) Performance de reclutamiento 

Probablemente inviertes una cantidad significativa en las fuentes de reclutamiento o equipos de reclutamiento que utilizas para buscar los mejores candidatos. Mantenerte atento en tus métricas de performance te permite entender cuán efectivos son dichos recursos.  

Una forma de medirlo es medir la tasa de respuesta de cada reclutador. Otra forma podría ser la tasa de conversión de entrevistas de cada reclutador que puede indicar la efectividad del reclutador para generar entrevistas con el mejor talento. 

¿Cómo calcular la performance de reclutamiento? 

La forma de calcular la performance de reclutamiento varía dependiendo de qué mides exactamente. Por ejemplo, para medir la tasa de respuesta del reclutador, divides el número de respuestas de candidatos por el número de correos electrónicos enviados en un determinado período de tiempo. 

Para medir la tasa de conversión de entrevistas, divides el número de candidatos entrevistados por el número de candidatos contactados. 

Mejora el reclutamiento con Emi

Ahora que comprendes mejor cuáles son las métricas de reclutamiento más importantes (y cómo calcularlas) es hora de ponerlas en práctica en tu estrategia de reclutamiento. Puedes plantear objetivos y referencias para cada KPI y medir el progreso mientras trabajas hacia un proceso de reclutamiento más ágil y efectivo. 

Si todos estos números te sobrepasan, la plataforma automatizada de Emi te puede ayudar. Aprende más acerca de cómo Emi está revolucionando el reclutamiento y brindando una experiencia de calidad a las empresas y a los candidatos por igual. Para comenzar solicita una demo hoy mismo.