Cómo crear un dashboard de métricas de reclutamiento efectivo

Existen muchas herramientas de reclutamiento, desde chatbots de inteligencia artificial hasta ATS que ayudan a los reclutadores a tomar decisiones de reclutamiento efectivas y estratégicas.

Una de las mejores herramientas que puedes usar es un dashboard de métricas de reclutamiento. Un buen dashboard puede ser un superpoder para los equipos de atracción de talento: lo puedes usar para ahondar en información disponible y aprender cómo atraer más candidatos de calidad.

Exploremos cómo puedes utilizar un dashboard de reclutamiento.

¿Qué es un dashboard de métricas de reclutamiento?

Un dashboard de métricas de reclutamiento es un lugar en donde puedes ver todos los KPIs que estás midiendo. Esta información está destinada a ayudarte a evaluar tu pool de talento y entender cómo está funcionando tu estrategia de reclutamiento.

¿Cómo se ve un dashboard de métricas de reclutamiento?

Un buen dashboard contiene información visible que se ajusta cuando cambias variables, lo que te permite profundizar más en cada KPI.

¿Qué roles se benefician más de un dashboard de métricas de reclutamiento?

Casi todas las personas involucradas en el proceso de reclutamiento serán las beneficiadas del dashboard:

• Los gerentes de reclutamiento  pueden ver los resultados de sus estrategias y utilizar dicha información para pulir y ajustar las campañas de sus equipos.
• Los reclutadores pueden usar KPIs (como candidatos y contratación por fuente) para encontrar las mejores fuentes de candidatos.
• Atracción de talento puede usar un dashboard para monitorear el volumen del pool de candidatos y ajustar sus estrategias de reclutamiento según sea necesario.
• Los líderes de RR.HH pueden realizar un seguimiento de los presupuestos, el tiempo dedicado a las contrataciones y más, con información como el costo y el tiempo de contratación, y tiempo de cobertura. 

¿Cómo el dashboard de reclutamiento brinda información sobre tu estrategia de reclutamiento?

Los dashboard de reclutamiento brindan muchas herramientas analíticas en tiempo real y, por lo tanto, respaldan la estrategia de reclutamiento de diversas maneras. Por ejemplo, el uso de un dashboard de reclutamiento puede hacer que tu equipo cambie de ser reactivos a proactivos. 

A continuación, se muestran algunas formas en las que tu dashboard puede brindar información acerca de tu estrategia de reclutamiento:

Medir KPIs e identificar tendencias

La principal ventaja de un dashboard de reclutamiento es que te permite ver y compartir con las personas interesadas toda tu información de reclutamiento. Un dashboard te ayudará a medir el éxito de diversas campañas de marketing, el número de candidatos que proviene de cada fuente, los costos involucrados por candidato y por fuente, y la calidad de contratación. Toda esta información te será útil para ajustar tu proceso de reclutamiento.

Un dashboard de reclutamiento te dará un panorama gráfico de tus KPIs y te ayudará a identificar tendencias. ¿Existen fuentes específicas que se han vuelto menos productivas con el tiempo? Un gráfico decreciente te señalará esto para que puedas investigar el porqué. De manera similar, tus KPIs brindan información sobre qué fuentes atraen el mejor talento.

Analizar el embudo de reclutamiento

Para determinar la efectividad de los esfuerzos de reclutamiento, es importante ver cómo los candidatos avanzan (o no) a través del embudo de reclutamiento. Un dashboard de métricas de reclutamiento puede ayudarte a analizar cada aspecto del embudo. El poder comparar números y ver la información permite identificar los problemas rápidamente y ajustar tu estrategia de reclutamiento según sea necesario.

Por ejemplo, si tus publicaciones de empleo no están recibiendo muchos clics, los candidatos nunca ingresan al primer paso del embudo: awareness. Por otro lado, si el número de clics en tu publicación es alto pero el número de aplicaciones es muy bajo, los estás perdiendo en los pasos de atracción e interés. Esto significa que debes verificar tu anuncio de empleo para asegurarte de que sea atractivo (pero honesto).

10 KPIs para medir en un dashboard de métricas de reclutamiento

Ahora que sabes por qué es importante medir KPIs, y cómo obtener información accionable a través del dashboard, echemos un vistazo a las métricas que necesitas analizar.

1. Tiempo de contratación

El tiempo de contratación mide el tiempo entre que un candidato aplica a un empleo y acepta la oferta. Esta es una forma de evaluar la efectividad del proceso de reclutamiento. 

Los procesos de reclutamiento que son más rápidos y efectivos tienden a atraer candidatos de mejor calidad, lo cual lleva a un mejor resultado, tanto para la empresa como para los candidatos.

2. Tiempo de cobertura

El tiempo de cobertura es diferente al tiempo de contratación, ya que mide cuánto tiempo una vacante permanece abierta. Si tu tiempo de cobertura está constantemente por encima del promedio, puede que haya una brecha en el proceso de reclutamiento. Los tiempos de cobertura prolongados suelen indicar problemas con la estrategia de reclutamiento, como cuellos de botella o procesos manuales ineficientes. Estos problemas cuestan a los equipos de reclutamiento un tiempo valioso y ralentizan el proceso de contratación. Esto da como resultado menos contrataciones y tiempos de cobertura más largos. 

Las herramientas de automatización son una forma de mitigar estos problemas al reducir las tediosas tareas manuales para los equipos de reclutamiento. Por ejemplo, estas tecnologías pueden ayudar a los equipos a filtrar candidatos de forma más efectiva, enviar evaluaciones de selección a candidatos calificados y utilizar chatbots para programar entrevistas rápidamente.

3. Candidatos por paso en el embudo

Medir candidatos por el paso en el embudo indica qué partes del mismo necesitan refinarse. Un embudo de reclutamiento típico consiste en siete pasos: awareness, atracción, interés, aplicación, prefiltro, entrevista y contratación. 

Si bien la disminución de candidatos disponibles es normal entre un paso y otro, un abandono pronunciado entre un paso del embudo y el siguiente puede indicar un problema. Cada empresa es distinta, y por eso, es importante monitorear el embudo y medir constantemente la deserción de candidatos. Esto te brindará una base para tu empresa, ayudando a tu equipo de reclutamiento a identificar y abordar problemas en la conversión.

¿Las personas abandonan el proceso antes de completar la solicitud? Esto puede significar que necesitas simplificar los pasos para sus aplicaciones. ¿Estás teniendo muchas visualizaciones en redes sociales, pero no suficientes clics para aplicar? Los candidatos pueden rechazar a las empresas por algo relacionado a su reputación o al branding.

4. Candidato y contratación por fuente

La fuente de candidatos se refiere al lugar donde los candidatos encuentran puestos vacantes y se postulan para las empresas, como ferias de empleo o LinkedIn, Facebook o recomendaciones de empleados, etc. Básicamente, cualquier fuente que hace que el candidato conozca tu marca empleadora y aplique al empleo.

Es recomendado medir el número de candidatos por fuente para determinar cuáles están atrayendo más (y menos) candidatos. A su vez, asegúrate de medir contrataciones por fuentes. Es posible que descubras que una fuente atrae el doble de candidatos, pero contrata a menos personas, lo que la convierte en una fuente ineficiente. 

5. Puntaje de satisfacción de candidato

El puntaje de satisfacción de candidato (CSS), también llamado “puntaje de experiencia de candidato”, mide cómo se sienten los candidatos desde el momento en que descubren la marca hasta el onboarding.  

6. Motivos de rechazo por categoría

Cuando las personas abandonan el proceso de aplicación o entrevistas, o cuando un equipo de reclutamiento rechaza candidatos, es importante preguntarse por qué.

Los candidatos pueden rechazar ofertas por varias razones.  Es posible que la oferta no cumpla con sus expectativas salariales, o que hayan tenido dificultades para completar su solicitud. Empezar a identificar tendencias en los motivos de rechazo te ayudará a identificar exactamente qué tienes que cambiar.

Por el lado de la empresa, los gerentes de reclutamiento pueden rechazar candidatos por motivos que incluyen no contar con el conjunto de habilidades necesarias, una mala entrevista o que haya diferencias en las expectativas de salario o beneficios. 

Independientemente del motivo o de cuál de las partes rechaza a cuál, es importante hacer seguimiento del feedback para identificar áreas de oportunidad. Por ejemplo, si estás recibiendo muchas personas que no cuentan con las habilidades necesarias para el rol, el problema podría ser que tu descripción de empleo sea incorrecta.

7. Rol y ubicación

Presta atención en qué áreas se reabren vacantes más frecuentemente y cuáles equipos suelen tener falta de personal. Si un área o equipo se destaca porque constantemente necesita contratar a más personas, es hora de investigar qué factores podrían estar llevando a una tasa de rotación más alta y a este tipo de necesidades.

Medir la ubicación te permite orientar geográficamente tus campañas de reclutamiento. Así como cuando mides qué fuentes son más efectivas, también puedes medir qué áreas geográficas atraen más candidatos, para así reorganizar tus esfuerzos de reclutamiento.

8. Costo por contratación

Al calcular el costo por contratación, asegúrate de evaluarlo por fuente, área y nivel. Esto deja claro en dónde las cosas van bien y en dónde hay ineficiencias. Por ejemplo, si detectas un canal de reclutamiento que es costoso y atrae pocos candidatos (o contrataciones de menor calidad), quizás es hora de abandonarlo. O puedes descubrir que los costos de Facebook y LinkedIn aumentan, lo cual indica que es hora de analizar los KPIs por plataforma para entender cómo aprovecharlos al máximo.

9. Tasa de conversión de reclutamiento

La tasa de conversión mide la cantidad de personas que avanzan de un paso del proceso de reclutamiento al siguiente. Las tasas de conversión bajas pueden indicar que estás invirtiendo demasiado (o muy poco), y esa inversión no se traduce en más candidatos o contrataciones.

Por ejemplo, según la encuesta elaborada en el 2021, el porcentaje desde la visualización de la publicación del empleo hasta la solicitud del mismo era de un 3%, desde la solicitud hasta la  entrevista era de un 20%, y desde la entrevista hasta la contratación un 11%. Ten en cuenta que esto es un promedio de todas las industrias, y los detalles varían entre una industria y otra. 

10. Tasa de aceptación de oferta

Tu tasa de aceptación de oferta (TAO) es una métrica muy importante porque te ayuda a identificar problemas en tu embudo de talento. ¿Qué sucede si estás haciendo todo el trabajo de entrevistar y enviar ofertas para después tener muchos rechazos?

Seguramente deberás investigar un poco para entender por qué los candidatos rechazan tu oferta. Recopila la mayor cantidad de feedback de la experiencia de los candidatos y descubre qué parte es lo que no les interesa a los candidatos calificados, como:

• Habilidades de comunicación
• Mensajes
• Procesos de entrevista

Beneficios de utilizar un dashboard de métricas de reclutamiento 

Un dashboard de reclutamiento efectivo te ayudará a tomar decisiones informadas y a realizar análisis comparativos. A continuación se presentan algunos de los mejores beneficios.

Mejorar la retención y reducir la tasa de rotación

El uso de las  herramientas adecuadas para medir la información de contratación mejorará la retención y reducirá la rotación. Esto sucede por las siguientes razones:

En primer lugar, mejora la experiencia del candidato, lo cual lleva a que los candidatos estén más satisfechos con tu empresa en general y que haya más posibilidades de que se queden a largo plazo.

La segunda razón es que tener un proceso de reclutamiento que cubra los puestos vacantes rápidamente reduce el estrés de los demás empleados.

Muchas veces la rotación es consecuencia de que los puestos permanecen vacantes por mucho tiempo, lo que estresa a los empleados y les hace buscar trabajo en otro lugar.

Aumentar la productividad y la eficiencia

Un dashboard de reclutamiento no solo señala ineficiencias en el proceso, sino que también las detecta en el trabajo diario de los gerentes de reclutamiento. Utiliza la información para entender en dónde se pueden automatizar tareas de poco valor. Esto hará que ahorres tiempo y dinero, dado que una estrategia refinada significa mejor desempeño por la misma inversión.    

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