Reclutamiento automatizado: 8 Formas de Automatizar tu Proceso de Reclutamiento

Reclutar candidatos es un trabajo difícil con muchas partes cambiantes. Necesitas publicar tus anuncios de empleo en las bolsas de empleo adecuadas, filtrar decenas (o cientos) de solicitudes y CVs, reducir los candidatos indicados, pasar por una serie de entrevistas; sin mencionar todo el papeleo en el proceso. 

Wow, es mucho. Por este motivo es que la automatización está tomando cada vez más popularidad entre reclutadores y áreas de recursos humanos. Las herramientas indicadas pueden gestionar publicaciones y marketing, evaluar y filtrar candidatos y brindarte un sistema de gestión de relaciones con los candidatos que mantiene tu pool de talento dinámico. 👌

Profundicemos en este tema para conocer más acerca de las ventajas y mostrarte algunas formas esenciales para automatizar tu proceso de reclutamiento.

¿Por qué el reclutamiento automatizado es cada vez más importante?

Para decirlo de una forma simple, el reclutamiento es difícil.

Comencemos observando una encuesta reciente de Glassdoor que dice que el 86% de los profesionales de RRHH piensan que el reclutamiento se está pareciendo al marketing. Cuando examines la estadística verás cómo el reclutamiento se está complejizando con la cantidad de información que hay que analizar para encontrar a las personas indicadas para un trabajo.  

Sólo considera las habilidades que las empresas modernas requieren para prosperar. Mientras la tecnología sigue avanzando, las empresas necesitan más habilidades para completar tareas diarias. Por lo tanto, los equipos de reclutamiento tienen que hacer una búsqueda entre los CVs y solicitudes para encontrar precisamente esas habilidades.

Actualmente los reclutadores también tienen que considerar factores como diversidad, alineación con la cultura empresarial, y más.

Es mucho trabajo para los gerentes de reclutamiento y reclutadores, lo cual hace que la automatización sea crucial para reducir la gran carga de trabajo. Esto permite que los profesionales de RRHH tengan más tiempo para concentrarse en tareas de reclutamiento que no son automatizables. 

¿Cuáles son los beneficios del reclutamiento automatizado? 

El principal beneficio del reclutamiento automatizado es mejorar la dinámica de trabajo para facilitar la tarea de los reclutadores de encontrar candidatos calificados de una forma organizada y rápida. Pero pongámonos específicos para que puedas ver qué partes del proceso traen los mejores beneficios para ti. 💪

Ahorra tiempo eliminando procesos manuales

El proceso de reclutamiento está lleno de tareas manuales que pueden ser automatizadas fácilmente. Sólo piensa en el tiempo que pasas enviando recordatorios de entrevistas o actualizaciones a medida que el candidato avanza en el proceso de reclutamiento.

Automatizar estas tareas puede darte tiempo para focalizarse en otras cuestiones que no son fáciles de automatizar.

Atrae candidatos consistentes y de alta calidad

La tecnología de reclutamiento automatizado debería brindarte herramientas para filtrar candidatos, solicitudes o CVs basado en una variedad de características predeterminadas. Esto significa que puedes preseleccionar candidatos basados en rasgos que han sido históricamente exitosos en la posiciones que estás buscando. También puedes descartar candidatos con indicadores potencialmente problemáticos.

El resultado es candidatos más consistentes y de mayor calidad. Esto reduce el tiempo que dedicas al proceso de filtrado manual y mejora las posibilidades de asegurar y retener el talento.

Crea un proceso de onboarding organizado

Una vez que termina la etapa de entrevistas, comienza la parte de contratación y tus herramientas de reclutamiento automatizado pueden ser útiles también. Con el software indicado y un buen flujo de trabajo, deberías poder seleccionar los candidatos que has decidido contratar. 

A partir de aquí puedes activar los siguientes pasos del proceso automáticamente: enviar los formularios y documentos fiscales para que el nuevo empleado complete, notificar a tu equipo de RRHH que tendrá que corroborar antecedentes, liquidar sueldos, configurar beneficios, etc.

Aumenta el alcance de tus posiciones abiertas

Algunos software de reclutamiento automatizado ofrecen herramientas que te permiten automatizar la promoción de anuncios de empleo. A medida que se abren vacantes, puedes publicar anuncios en bolsas de empleo o redes sociales automáticamente, liberando tiempo para esfuerzos de publicidad. 

Esta es una forma de aumentar el alcance para tus anuncios mientras que la automatización también abre otra posibilidad: recolección de información.

Los softwares posibilitan recolectar información acerca de sitios predilectos y puedes utilizar dicha información para identificar qué plataforma será más útil para tu proceso de reclutamiento.

8 formas esenciales de automatizar tu proceso de reclutamiento

Si la usas bien, la automatización puede funcionar de maravilla para acelerar tareas diarias mientras atraes una buena cantidad de candidatos de calidad. Entonces, ¿cómo tienes que hacer? A continuación, tenemos algunos tips, trucos y buenas prácticas para ti!

1) Utiliza IA para automatizar tu comunicación con candidatos

La inteligencia artificial está en crecimiento, con una proyección de un 38.1% de tasa de crecimiento anual sobre la década pasada. No es sólo para analizar datos, sino también enviar respuestas y actualizaciones. La comunicación puede ser una de las tareas que más tiempo demandan a los reclutadores. Puedes eliminar mucho trabajo con la IA y automatización diseñadas para responder preguntas frecuentes o enviar correos electrónicos de seguimiento. 

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza chatbots para crear un panel en donde los candidatos puedan hacer preguntas sobre cómo enviar su solicitud o CV para tus anuncios
• Con la IA, los chatbots también pueden brindar respuestas rápidas a los candidatos acerca del estado de su solicitud
• Establece correos electrónicos automáticos para enviar documentos que tienen que completarse antes de la contratación y enviar recordatorios de fechas

2) Distribuye tus anuncios de empleo y alcanza candidatos más rápido

Es posible automatizar la distribución de anuncios de empleos. Emi facilita que los candidatos encuentren y apliquen a vacantes en los lugares en donde ya están buscando. También facilitamos el primer contacto con candidatos interesados o pasivos. 

Tips, trucos y buenas prácticas

• Usa tecnología para automatizar tu reclutamiento y publicar puestos vacantes en bolsas de empleo relevantes, redes sociales y motores de búsqueda
• Utiliza tu red de empleados para recomendar búsquedas abiertas
• Aprovecha la automatización para llegar a los candidatos en tu pool de talento

3) Supervisa y mide oportunidades de networking automáticamente

Las plataformas sociales son otro buen lugar en donde reclutar, especialmente para talento operativo. En el 2021,  el 86% de las personas en búsqueda de empleo utilizaron redes sociales, siendo Facebook la más usada. La utilizan para investigar descripciones de empleo, evaluar la reputación y cultura de los empleadores, conocer las historias de empleados y, por último, enviar la solicitud.

¿Por qué no automatizar esto también? Existen más oportunidades en las redes sociales que sólo la publicidad. Puedes crear tu pool de talento e impulsar candidatos por medio de contenido en plataformas como Facebook, Twitter, Instagram e incluso TikTok. La automatización te ayudará a mantenerte actualizado con publicaciones y medir el engagement.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza una app de gestión de redes sociales que te permita programar publicaciones dentro de la app para publicar más tarde.
• Usa tu plataforma de reclutamiento para generar links y medir automáticamente de dónde provienen tus mejores candidatos.
• Crea contenido diseñado para atraer candidatos y hazlo a medida para la plataforma en la que lo publicas.
• Siéntete libre de mezclar contenido “universal”, como imágenes que funcionan para todas las plataformas con publicaciones con formatos más largos.
• Utiliza tu app de gestión de redes sociales para recolectar información acerca de tus publicaciones. Esto te permite medir el interés y el engagement para que puedas identificar las plataformas y contenidos más valiosos.

4) Automatiza la planificación, la coordinación y el proceso de entrevistas de tu equipo 

Los reclutadores trabajan con pools de talento masivos. Es probable que tu equipo tenga un pool de talento al cual dar seguimiento, pero si no lo tienes, podrías considerar establecer uno para optimizar tu proceso de búsqueda y reclutamiento! 🔍

La ventaja es que puedes automatizar gran parte de tu pool de talento. Hacerlo reduce la carga laboral de tu equipo para que todos puedan poner foco en lo que mejor hacen: buscar candidatos. 

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza un software diseñado pensando en el mejor pool de talento. Esto te brindará más herramientas para automatizar pasos a lo largo de tu proceso.
• Usa un software para automatizar tu agenda lo más posible, como enviar notificaciones sobre cuándo abren y cierran vacantes, fechas para enviar solicitudes, etc.
• Las herramientas de automatización deberían poder ayudarte a agendar a lo largo de todo el proceso de entrevistas. Configura tu software de reclutamiento para enviar notificaciones a los candidatos que han sido seleccionados para entrevistas. Dependiendo de las herramientas que uses, puedes incluso enviar templates de preguntas a los entrevistados. 

5) Automatiza tareas manuales y repetitivas

Existen muchas tareas diarias, semanales o mensuales, pequeñas y repetitivas, para que el proceso funcione. Dependiendo de tu empresa, estas tareas varían. Algunas pueden ser específicas de atracción de talento y otras específicas de recursos humanos o administración del día a día. De cualquier forma hay muchas oportunidades de automatización.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Piensa en reuniones de equipo, ¿puedes automatizar recordatorios por correo electrónico para las que suceden todas las semanas?
• Las áreas de recursos humanos pueden encontrar muchos aspectos, como liquidación de sueldos, renovación de beneficios, etc, para automatizar o configurar recordatorios en una plataforma específica para tareas de RRHH.
• Un software de reclutamiento automatizado debería ser capaz de hacer algunas de las tareas pesadas por ti, como escanear tu base de datos de cientos de perfiles de candidatos para identificar a quiénes agregar a tu lista reducida.

6) Identifica los mejores candidatos automatizando el proceso de filtrado

Si tu marketing funciona, verás el interés de los candidatos y, si todo sale bien, un gran volumen de solicitudes y CVs llegará. Esta es una de las áreas más importantes en las cuales la automatización puede ayudarte: en lugar de revisar todos los CVs a mano, utiliza softwares de reclutamiento que hagan una preselección por ti. 

Además de reducir la carga laboral, automatizar la preselección tiene otra ventaja: reduce las chances de filtrar buenos candidatos accidentalmente por sesgos inconscientes: sesgos en relación a rasgos, personas o grupos.

Puedes no ser consciente de que tienes sesgos, es por eso que son “inconscientes”. De cualquier forma, dichos sesgos pueden causar que reclutadores con buenas intenciones descarten a un candidato que puede ser el indicado para el puesto.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Analiza métricas claves contínuamente como tasa de entrevistas por contratación y tasas de éxito a largo plazo de candidatos contratados. Luego, utiliza esa información para redefinir el proceso de preselección. 
• Filtra por rasgos o características que tus datos han demostrado ser predictivos de mal desempeño.
• Por el contrario, asegúrate de filtrar por las características, aspectos positivos y experiencia del candidato que se correlacionen con el éxito a largo plazo en los roles que buscas.
• Si sueles trabajar con múltiples candidatos a la vez, considera invertir en herramientas de filtrado impulsadas por machine learning.  Estas herramientas utilizan IA para optimizar el proceso de preselección para que encuentres al mejor talento fácilmente.

7) Envía recordatorios de eventos a los candidatos automáticamente para reducir la ausencia

Los candidatos son personas ocupadas. Algunos tienen múltiples entrevistas agendadas alrededor de su horario de trabajo. Los recordatorios automáticos pueden ayudar a minimizar las ausencias simplemente recordando al entrevistado de un compromiso que puede haber olvidado. 

Los recordatorios también sirven como una muestra de que la  empresa toma el  proceso de entrevistas con seriedad y que los candidatos potenciales deberían hacer lo mismo.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Utiliza una herramienta que te permita enviar recordatorios de entrevistas por diferentes medios, como correo electrónico o SMS, y asegúrate de saber cuál es el de  preferencia del entrevistado.
• Envía mensajes cortos, amables y profesionales. No tiene que ser más de una o dos oraciones de saludo, y el día y hora de la entrevista. Si tienes entrevistas por videollamada, envía el link.
• Usa integraciones cuando sea posible para permitir que los entrevistados agreguen la fecha a su calendario fácilmente. Por ejemplo, un correo electrónico puede tener un link u opción de agregar la fecha al Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

8) Optimiza el proceso de reclutamiento automatizando la revisión de antecedentes

Un software de reclutamiento debería incluir un sistema de seguimiento de aplicantes (ATS), y el ATS debería ofrecer funcionalidades que permitan optimizar la revisión de antecedentes. Idealmente, una vez que filtres candidatos y los entrevistes, el ATS dispara la revisión de antecedentes como parte del flujo de trabajo.

Tips, trucos y buenas prácticas

• Automatiza la búsqueda de candidatos para que tu ATS produzca un reporte fácil de leer.
• Asegúrate que el ATS pueda enviarte notificaciones de cuestiones que tengas que investigar luego.
• Un ATS inteligente también eliminará la mayoría de candidatos falsos o inválidos (como personas que tienen el mismo nombre que el solicitante pero no son indicadas para el trabajo).

Refuerza tus esfuerzos de reclutamiento con Emi

Tomar las decisiones de contratación correctas son  más simples con las herramientas de reclutamiento indicadas. Si quieres automatizar partes significativas de tu proceso utilizando los métodos mencionados anteriormente, prueba Emi. Nuestra plataforma se especializa en reclutamiento de trabajadores de roles operativos y podemos acompañarte en cada paso del proceso, desde el filtrado de CVs hasta el onboarding.

Si quieres aprender más, lo mejor es probar. Solicita una demo para conocer cómo podemos ayudar a tu negocio a contratar mejores trabajadores de forma más rápida.