Heineken optimiza su proceso de reclutamiento mediante la automatización: les ahorra más de 10,000 horas a sus reclutadores

Antecedentes

Heineken, fundada en 1864, ha crecido hasta convertirse en la segunda marca principal de cerveza a nivel mundial, ofreciendo más de 300 marcas de cerveza y sidra, además de bebidas de calidad internacional con bajo contenido de alcohol y sin alcohol.

Retos

A Heineken le estaba resultando difícil adaptarse al aumento repentino de sus necesidades de contratación masiva debido a las reformas laborales en México en los últimos años. Como resultado de estos cambios, Heineken necesitaba contratar como empleados a más del doble de trabajadores operativos. Este cambio exponencial en el número de vacantes hizo que los procesos manuales que se implementaban fueran aún más difíciles de manejar.

"Necesitábamos una solución que nos ayudara a simplificar nuestro proceso de reclutamiento para cubrir múltiples puestos en diversas ubicaciones, todo esto con un equipo reducido. Nuestros reclutadores no pueden hacerlo todo al mismo tiempo, y por eso necesitábamos a Emi." Jorge Dávila Martínez, Jefe de Adquisición de Talento de Heineken.

Antes de encontrar a Emi, Heineken enfrentaba los siguientes desafíos:

• Adaptarse a un aumento del 150% en la demanda de mano de obra debido a las reformas laborales en México.
• Tener un tiempo de contratación demasiado largo en todas sus sedes, resultando en una pérdida de talento clave a manos de su competencia.
• Tener procesos manuales que no se alineaban a la cultura digital de los candidatos operativos.
• No tener acceso a las métricas de la organización para informarse y tomar decisiones estratégicas.

Solución

Heineken recurrió a Emi, la plataforma líder en reclutamiento operativo automatizado, para enfrentar los numerosos desafíos que ya tenían.

La pandemia llevó a que muchas operaciones presenciales se adaptaran al entorno digital, y los procesos de contratación de Heineken no fueron una excepción. Con el respaldo de Emi, Heineken pudo migrar hacia plataformas que les resultan familiares a los candidatos, como WhatsApp y Facebook Messenger. Ahora, los candidatos pueden enviar sus solicitudes a través del chatbot de reclutamiento de Emi, el cual recopila información de manera inteligente y la direcciona hacia los sistemas de seguimiento de candidatos existentes (applicant tracking system - ATS por sus siglas en inglés).

Este cambio redujo significativamente el papeleo, los procesos manuales y el tiempo que los candidatos históricamente invertían en su proceso de aplicación a las vacantes. Además, gracias a la reducción del tiempo invertido en cada candidato, el equipo pudo escalar sus operaciones sin necesidad de duplicar la contratación de personal de recursos humanos. Adicionalmente, considerando que el proceso de solicitud sin formularios resultó ser tan sencillo e intuitivo para los nativos digitales, Heineken experimentó un aumento inmediato en su pipeline de talento.

Por otro lado, Heineken observó que limitar la comunicación al horario laboral convencional hacia más largo el proceso de contratación. El equipo se dió cuenta de que el 73% de las conversaciones de los candidatos con Emi ocurrían fuera del horario laboral. Sin Emi, la comunicación habría dependido exclusivamente de las personas que se comunicaban solamente durante el horario laboral normal.

Heineken no se limitó a reconsiderar las primeras etapas del proceso de contratación. La compañía aprovechó el sistema de comunicación directa de Emi incluso en las fases iniciales del onboarding. El equipo de contratación enviaba vídeos y materiales de capacitación a los nuevos empleados para ayudarles a comprender sus responsabilidades y cómo llevarlas a cabo. Esto contribuyó a reducir el tiempo necesario para el onboarding el primer día y mejoró significativamente la experiencia de los nuevos empleados.

Resultados

Heineken experimentó varios resultados impresionantes después de comenzar a colaborar con Emi, incluyendo:

• Reducir el tiempo dedicado a tareas manuales de reclutamiento.
• Aprovechar la información y los datos del proceso de contratación de múltiples sedes.
• Mejorar la calidad de los candidatos contratados para todas las vacantes.
• Alcanzar sus ambiciosas metas de cobertura.

A continuación, te contamos cómo es que estos cambios han impactado en la organización:

Reducir el tiempo dedicado a tareas manuales de reclutamiento:

Al utilizar Emi para optimizar cada etapa del proceso de contratación, el equipo de adquisición de talento de Heineken logró eliminar más de 10,000 horas de su carga de trabajo manual en el 2022. Esto le permitió enfocarse en la construcción de su marca empleadora y en la ejecución de su estrategia de adquisición de talento.

Aprovechar la información y los datos del proceso de contratación de múltiples sedes:

Actualmente, el equipo de contratación puede visualizar fácilmente el desempeño de cada una de sus sedes. Puede obtener valiosos insights, como qué tácticas de atracción de talento son más efectivas, cuáles canales generan más candidatos y en qué etapa abandonan el proceso más candidatos. Con estos datos, el equipo directivo de Heineken puede asignar de manera más eficiente los recursos a las iniciativas que demuestran ser efectivas y realizar pronósticos más precisos.

Mejorar la calidad de los candidatos contratados para todas las vacantes:

Gracias a los perfiles de selección de Emi, los reclutadores de Heineken pueden dedicar más tiempo a cultivar las relaciones con los mejores candidatos, en lugar de gastar ese tiempo tratando de encontrarlos.

"Emi nos ha ayudado a optimizar nuestro embudo de candidatos, reduciendo un grupo de más de 200 candidatos no calificados a un grupo de 20 candidatos calificados." - Jorge Dávila Martínez, Jefe de Adquisición de Talento de Heineken.

No es sorprendente que el encontrar candidatos calificados más rápidamente haya tenido otros efectos positivos más allá del proceso de contratación. Heineken ha observado una reducción del 62.5% en su rotación de personal año tras año, atribuida (en parte) a la capacidad del equipo de identificar y contratar a los mejores candidatos para las vacantes.

Alcanzar sus ambiciosas metas de cobertura:

El equipo de reclutamiento de Heineken se había fijado el ambicioso objetivo de alcanzar un índice de cobertura del 98% (lo que implica que sólo el 2% de las vacantes se queden sin cubrir). Desde la implementación de Emi, Heineken ha sido capaz de mantener un índice de cobertura promedio del 98.3%-99% en todas sus sedes, algo que no era posible con los procesos manuales que se utilizaban antes.